Gastvortrag

Ein Gastvortrag (auch: eingeladener Vortrag, invited talk, keynote) ist der Besuch einer dritten Person am Lehrstuhl/IIC/FZI. Dabei gibt es folgendes zu beachten:

Diese Liste nimmt den Standpunkt der einladenden Seite ein:

1. Festhalten, wer wann und wie den Gastvortrag initiiert hat (Besprechungspartner, Konditionen, Rahmen) - ggf. nicht sofort zusagen, Bedenkzeit einräumen/einfordern
2. Ziel und Kontext des Gastvortrags mit Ralf bzw. Mircea besprechen
3. Falls Vortragender noch gesucht: Gastvortrag an die ranghöchste Person auf der Partnerseite herantragen falls kein fachlicher Ansprechpartner
4. Stakeholder identifizieren: Seminarleiter, Projektpartner, Studenten und andere Zuhörer, Raumbesitzer, …
5. Termin identifizieren, bei Stakeholdern Muss-Anwesenheit berücksichtigen, ggf. Doodle-Umfrage aufsetzen
6. Ist der Vortragende von außerhalb, so muss (zuerst intern) geklärt werden, wer für Übernachtungskosten aufkommt, falls notwendig
7. Dem Vortragenden sollten Zuhörerschaft (Ausbildungsstand, Circa-Anzahl, Motivation) und Vortragsraum erklärt werden
8. Die Zielrichtung des Vortrages sollte mir dem Vortragenden abgestimmt werden
9. Ggf. relevante fachliche Ansprechpartner/Diskussionspartner am Lehrstuhl bzw. am FZI identifizieren und über den eingeladenen Vortrag informieren, noch bevor der Termin steht
10. Vortragstitel, Kurzfassung und Vita anfordern und für den Begrüßenden (i.A. Ralf) ausdrucken (2 Wochen Urlaubspuffer des Vortragenden berücksichtigen - möglicherweise Urlaub bis unmittelbar vor dem Gastvortrag!)
11. Raum reservieren (SR348: Wandtafel; sonstiges: über i3v, Support: Elena)
12. Ort, Zeit, Dauer, technische Voraussetzungen an den Vortragenden mailen - am besten als Groupware-Einladung verschicken
13. Handy-Nummern austauschen, ggf. Bürotelefon aufs Handy weitereleiten, Sekretariat briefen
14. Studenten einladen - eventuellen *muss* - Charakter der Veranstaltung betonen
15. Kollegen vom FZI und vom LS einladen - klären, ob auch WiHis, DAler etc. kommen können/müssen (bei "muss": Protokoll führen!)
16. Falls Vortrag öffentlich (über Lehrstuhl/FZI hinaus):
    • Auf dei Webseite setzen
    • In den KIT-Veranstaltungskalender setzen
    • über Herrn Axel Fischer für antivirus software weitere Publicity sorgen (Kalender auf der Fakultätsseite)
    • Über Frau Barbara Dörrscheidt für weitere Publicity sorgen (Facebook)
    • Aushänge anfertigen, anbringen, Termin für Entfernung in den Kalender eintragen
    • Mail an die Mitarbeiter-Mailingliste der Fakultät (erst einmal mit Ralf abstimmen - vorsichtig formulieren, Text durch Drittperson reviewen lassen)
    • Nachfragen, ob der Vortragenden an einem "Dankesbrief" (oft hilfreich für seine Karriere!) interessiert ist
17. Falls der Vortrag Teil eines Blockseminars ist: auch die restlichen Termine des Blockseminars an den Vortragenden kommunizieren, auch wenn er gestresst oder nicht sehr interessiert wirkt
18. Im Vorfeld klären, ob der Vortragenden am gemeinsamen Mittag-/Abendessen interessiert ist - falls ja: weitere Interessenten identifizieren und briefen, Kneipe/Restaurant reservieren
19. Im Vorfeld klären, ob die Vortragsfolien öffentlich (oder nur PW-geschützt, oder gar nicht) bereitgestellt werden können
20. Software-Voraussetzungen klären
21. Davon ausgehen, dass der Vortragende früher kommt (u.U. Umständen signifikant): andere Briefen, selbst vorbereitet sein
22. Vortragenden-Geschenk vorbereiten (mit Ralf abstimmen) - üblicherweise eine Weinflasche außer kulturell nicht passend
23. Wasserfläsche mit Gläsern und Kaffee vorbereiten
24. Falls SR348: lüften, ggf. Projektor-Adapter mitnehmen
25. Fotokamera mitnehmen
26. Visitenkarten mitnehmen
27. Foliensatz (auf Stick/Notebook)
28. Post-Mortem: ggf. Newseintrag, Konversationen/Vereinbarungen festhalten
29. Erfahrungen auf dieser Seite persistieren